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El PyG —Pérdidas y Ganancias o Cuenta de Resultados— es el corazón de Prospexi. De él parten todos los datos para el análisis y para él se introducen todos los registros, tanto los de gastos como los de ventas. Estos últimos se incorporan en segundo plano durante el proceso de facturación. Así, de alguna manera la unidad de trabajo en Prospexi es el registro. El registro comparte con el asiento contable la finalidad de representar en el sistema un movimiento o transacción concreto real de la empresa. Se diferencian en que el registro prescinde del sistema de cuadre de saldos —debe y haber— y, sobre todo, en que el registro se acompaña de todo un aparato analítico que, a la postre, es el que posibilita la finalidad última de la aplicación: conocer, controlar y anticipar.
Ese aparato analítico se basa en el reparto o distribución pormenorizado de los importes de ventas y gastos, y se vehicula en los registros sobre tres categorías:
—CEXs o cuentas de explotación, que representan la estructura propia de la empresa —MARCAS, que representan a los clientes —PROYECTOS, referidos a trabajos concretos
Es este aparato analítico el que permite consultar y analizar no sólo la Cuenta de Resultados general de la empresa, sino la de cualquier categoría o combinación de categorías. Es lo que hemos llamado PyG Lite: la cuenta de resultados específica y pormenorizada de, por ejemplo, un proyecto concreto; o de un cliente; o de una de las varias marcas que maneje tu cliente; o del departamento de marketing —una estructura de empresa, CEX—. La herramienta está pensada para tener como mínimo una CEX —que coincidiría con la Cuenta de Resultados general—, además de la de Gastos de Estructura, que viene dada por la aplicación. Los Gastos de Estructura, o gastos indirectos, marcan la diferencia entre el PyG General y las combinaciones de PyG Lite, porque un porcentaje de esos gastos se añadirá a modo de penalización antes del Resultado de explotación. Este porcentaje se calcula al vuelo, en función de la combinación seleccionada y del criterio de Gastos de Estructura adoptado para la empresa.
Dependiendo de la profundidad de análisis a la que quieras acceder, puedes definir una o más CEXs. Aparte de la CEX de gastos de estructura puedes tener tantas CEXs como, por ejemplo, líneas de negocio. La estructura de tu empresa debe reflejarse en la estructura analítica de Prospexi. En esto podemos acompañarte para sacar el mayor partido a tus datos.
Las interficies en que se muestran cuentas de resultados constan siempre de dos parrillas dispuestas verticalmente. En la inferior se muestra el pilotaje —proyecciones, previsiones—, es decir, lo que crees que vas a facturar a tus clientes y lo que crees que vas a gastar. Este pilotaje se puede modificar a medida que vayas teniendo más información de tus ventas o gastos.
La misma profundidad de distribución aplicada a los datos reales —registros— es posible aplicarla a los pilotajes. Esto habilita la consulta a futuro de cualquier combinación posible en PyG Lite: una cuenta de resultados calculada en función de tus previsiones.
La parrilla superior muestra por defecto la cuenta de resultados —general o de una combinación— real. Esta es una de las dos vistas que puede representar: la Vista Real, calculada en función de los ingresos y gastos reales, según facturas emitidas y recibidas. La otra es una Vista Pilotada, donde se muestra una fusión entre la realidad y las previsiones.
En esta Vista Pilotada:
1) El pasado —respecto al mes de la consulta— muestra datos reales: la previsiones han sido rebasadas por el presente, y sólo tienen sentido en tanto que permiten comprobar el grado de aproximación o desvío con respecto a lo real.
2) El presente —mes corriente—, muestra una combinación entre realidad y previsión, privilegiando el importe a superar.
3) En los meses por venir se muestra la previsión de ventas y gastos.
Así, la Vista Pilotada te permite anticipar en todo momento —calculando una cuenta de resultados combinación de datos definitivos y previsiones— cómo se estima que vas a acabar el año. La visibilidad que arroja sobre los resultados de tu empresa la convierten en una herramienta fundamental para la toma de decisiones.
Igual de importante, si no más, que anticipar los resultados de la empresa es el control de la Tesorería, esto es, del dinero: cuánto es, dónde está y qué se espera.
Prospexi te permite crear tantas tesorerías como necesites, cada una representando un lugar donde tienes dinero: el/los bancos, por supuesto, pero también la caja de ejectivo de la oficina, tarjetas bancarias diversas, PayPal... Puedes realizar traspasos entre esas distintas tesorerías cuya trazabilidad quedará reflejada tanto en la de origen como en la de destino.
Cada registro es asignado a una o varias tesorerías con una fecha de vencimiento. Cada tesorería se representa como una parrilla continua de meses que va desde un pasado seleccionado por el usuario hasta el movimiento más futuro, y puede mostrar cuatro tipos de datos:
1) Transacciones reales y efectivas, es decir, dinero que ha entrado o salido efectivamente de la tesorería.
2) Transacciones reales no efectivas, es decir, los movimientos comprometidos pero no efectuados: facturas por cobrar o pagar.
3) Las proyecciones en tesorería del Pilotaje introducido en el Pérdidas y Ganancias.
4) La previsión de los pagos regulares a la Hacienda Pública (IVA, IRPF, SS), calculados tanto a partir de los datos reales como del pilotaje
Como en el PyG, las tesorerías permiten distintas vistas y, con ello, un Plan de Tesorería:
1) Las tesorerías se pueden ajustar a la realidad con la introducción de los saldos finales reales, de manera que cada mes se reinicie con datos correctos. La diferencia entre saldos finales calculados y saldos finales te dará el nivel de ajuste a la realidad: cuanto menor sea, más realista será tu Plan de Tesorería.
2) La proyección del pilotaje en la Tesorería te ayudará a prever con suficiente antelación si tienes algún mes con tensión, posibilitando que tomes a tiempo las medidas oportunas que corrijan la situación. También te anticipará posibles excendentes, lo que te concederá margen más que suficiente para encontrar las mejores oportunidades de inversión o de ahorro.
Si mantienes ajustadas a la realidad las tesorerías, al día la conciliación de cobros y pagos, y si mantienes el pilotaje de la Cuenta de Resultados ajustado a la posibilidad más probable, conseguirás un Plan de Tesorería realista y fiable: la segunda herramienta fundamental para la toma de decisiones.
