Prospexi incluye una completa y perfectamente integrada funcionalidad de facturación, ideada para reducir el número de aplicaciones implicadas en los procesos administrativos. Obviamente, no resulta obligado su uso. Puedes seguir utilizando tu programa de facturación y luego importar mediante un archivo de hoja de cálculo los lotes de facturas emitidas.

Puedes elegir una de entre las diversas plantillas preconfiguradas y personalizarlas con tu logo. O podemos crearte una plantilla personalizada acorde a la actual imagen corporativa de tu empresa.

Presupuestos

La aplicación de facturación de Prospexi se basa en la idea de un único documento de venta cuyo estado avanza desde borrador a facturado, de presupuesto a factura. En general, con presupuesto nos referimos a cualquier documento de venta previo a la factura, que es el documento legal y tributariamente vinculante. Prospexi te permite crear ese documento de venta o presupuesto e imprimirlo como propuesta, presupuesto o proforma, según las necesidades de tus clientes. Además, se imprimirán en el idioma que hayas establecido para ese cliente en su ficha. Otros parámetros establecidos en esas fichas de clientes, como obligatoriedad de inlcuir referencias, contactos, diferimientos de pago, etc., también son tenidos en cuenta en el momento de la creación de documentos de venta, agilizando así los procesos y minimizando las probabilidades de errores.

Puedes establecer los presupuestos recurrentes como destacados o favoritos, de manera que puedas acceder rápidamente a ellos y duplicarlos, reduciendo el proceso de facturación reiterativa a unos pocos clicks.

También puedes crear presupuestos para potenciales clientes sin necesidad de dar de alta una ficha de cliente: bastará con informar libremente los datos en el apartado correspondiente y y lo tendrás. Si finalmente la venta se hace efectiva, bastará con dar de alta el cliente y convertir esa propuesta en un docuemento de venta normal.

Una vez creado el documento aparecerá en el estado de borrador. Otros estados son: enviado, rechazado, abandonado, aprobado, facturable o facturado. De esta forma visualizas en cada momento en qué estado se encuentra un presupuesto o pedido. Sólo los prespuestos en estado facturable pueden ser facturados. El estado facturable implica un asignación de un porcentaje de facturación: puedes facturar el 100% de un presupuestos y convertirlo completamente en factura, o facturar un porcentaje. Presupuestos y facturas permanecerán siempre vinculados, pudiendo ir de unos a otros sin complicación alguna.

Factura

Los documentos de ventas en estado facturable cuya fecha de facturación se encuentre vencida aparecerán en el aplicativo de facturación. Puedes facturar documentos individuales o facturar en lote. Se emitirán las facturas en la fecha y serie seleccionadas, y el documento de venta pasa al estado de facturado. Desde ese momento la cifra de ventas aparece ya en tu PyG (cuenta de resultados), y en Tesorería tendrás una previsión del cobro basada en los parámetros asignados al cliente. Así, puedes olvidarte de la introducción manual de cada una de tus facturas de ventas.

Por supuesto, podrás emitir facturas rectificativas sobre esas facturas de ventas (en una serie distinta), con la ventaja de que siempre estarán vinculas la orignal y la rectificativa, o incluso editar las facturas si es necesario.

Tienes la posibilidad de sacar los datos de diferentes formas: listado de presupuestos pendientes de aprobación, listado de facturas, listado de rechazados, listado de facturas pendientes de cobro (vencidas/no vencidas), etc. Incluso si necesitas analizar con más profundidad tus datos puedes verlos a través de una tabla dinámica, para visualizarlos de la forma que más te convenga.

Puedes también exportar los datos para automatizar la generación de asientos en tu programa de contabilidad.